El proceso de sistematización de LEISA

Sistematización
La sistematización se refiere a un proceso que busca organizar la información resultante de una experiencia de campo (sea esta un proyecto o una actividad), con el fin de analizarla detalladamente y sacar lecciones de ella. El objetivo principal es generar un nuevo conocimiento a partir de una actividad. Sin embargo, los procesos a través de los cuales ésta se realiza, tales como reflexiones y validaciones cuidadosas constituyen objetivos en sí mismos.

_{Compartiendo e intercambiando las lecciones aprendidas en uno de los grupos de discusión / Foto: Jorge Chavez-Tafur}

La sistematización es un proceso que puede contribuir a documentar nuestras actividades diarias. Hace posible el mirar en detalle lo que se viene realizando y reflexionar críticamente sobre lo que se está logrando, algo que generalmente, por muchas razones diferentes, no ocurre. El proceso ayuda a quienes están involucrados con un proyecto a mirarlo desde otra perspectiva, de tal manera que puedan resaltarse los aspectos positivos de una experiencia así como los que podrían ser mejorados. La sistematización nos obliga a pasar por un proceso de autocrítica y estar abiertos a las opiniones y sugerencias derivadas de la interacción con otros.

Mientras muchas metodologías diferentes han sido desarrolladas y presentadas durante los últimos años, el equipo editorial de LEISA revista de agroecología estuvo interesado en desarrollarlas más, poniendo mayor énfasis en el análisis y, por esto, diferenciando claramente un proceso de sistematización de una mera descripción. También estuvieron interesados en utilizar un procedimiento fácil de seguir, con la esperanza de que esto motivara que más personas lo inicien.

El proceso
El método sigue tres fases, mediante las cuales se organizan la información y las opiniones de los involucrados a través de una serie de cuadros. Esto facilita el ver si la información está completa o no. La primera fase consiste en seleccionar y describir la experiencia o proyecto que será sistematizado. No todo lo que una organización hace puede ser sujeto de un proceso de sistematización y solamente se puede analizar una experiencia o proyecto cada vez. Por esto, el proyecto necesita ser descrito independientemente del resto de las actividades de la organización. Esto puede ser realizado fácilmente usando el cuadro 1. El título, la ubicación, los participantes, los objetivos y las estrategias relativas al proyecto, en particular, se presentan claramente en las columnas del cuadro.

Cuadro 3. Análisis

La segunda fase consiste en describir las actividades realizadas y los logros alcanzados en el período de tiempo escogido. Todos los resultados deben ser descritos aquí, incluyendo aquellos resultados inesperados, las dificultades afrontadas y los resultados u objetivos que no fueron alcanzados. Al llenar la información en el cuadro 2, donde se describe la experiencia, se tendrá una completa descripción del proyecto seleccionado. A partir de ahí, para convertir esta fase simplemente descriptiva en una sistematización, nos trasladamos hacia la fase más importante del proceso: el análisis. Aquí, las opiniones, las críticas y los juicios de valor de todos los participantes son recolectados y presentados con el propósito de analizar el proyecto críticamente. Esta es también la parte más difícil del proceso. Primero es necesario definir algunos criterios para evaluar el éxito del proyecto. Algunos ejemplos de estos criterios son: la participación de la comunidad, la sostenibilidad o la replicabilidad del proyecto. Para poder medir en detalle los logros del proyecto de acuerdo a los criterios definidos, es muy útil identificar algunos indicadores (ver cuadro 3). Los criterios y los indicadores deben acordarse en conjunto. Cuando se llena el cuadro, es esencial incluir las diferentes opiniones de todos los involucrados en el proceso. El análisis busca las razones que están detrás de los resultados y de los logros, y no debe repetir la información de la segunda fase. El producto de esta fase es la identificación de algunas lecciones aprendidas y recomendaciones. Una mirada más profunda al análisis permite la identificación de lo que puede ser presentado como nuevo conocimiento, resultado de un proyecto de la organización en una localidad específica.

Finalmente, los distintos cuadros son la base para presentar la sistematización de un proyecto o experiencia en la forma que se prefiera, por ejemplo, escribiendo un artículo, un documento o incluso haciendo un video.

Buscando participantes (¿o conejillos de Indias?)
La metodología ya ha sido presentada y ha sido probada exitosamente con varias instituciones en el Perú. Asimismo, el equipo de LEISA revista de agroecología estuvo interesado en probarla con organizaciones o instituciones en otros países. Esto significó remplazar los talleres presenciales con el correo electrónico o internet. Para ello se añadió una sección especial al sitio en internet de LEISA (www.leisa-al.org.pe/sist/) y luego se desarrolló una hoja informativa electrónica para suscitar el interés en el proyecto piloto e invitar a los lectores a comentar las sistematizaciones, además de las comunicaciones regulares que los editores mantienen con ellos.

No fue difícil encontrar algunas organizaciones interesadas en probar la metodología. Muchas instituciones y organizaciones habían respondido a la Encuesta a los Lectores enviada con la revista en 2003, donde también se preguntaba si los lectores conocían una experiencia que pudiese ser descrita y analizada. Se presentaron muchas ideas, incluyendo la nuestra (“Desarrollo de un sistema de apoyo a la toma de decisiones”). Esta fue la manera como fuimos invitados a tomar parte en el proyecto de sistematización y, como proyecto de la estación experimental del Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), aceptamos con entusiasmo. Interesados en aprender más de nuestra propia experiencia y al mismo tiempo, en obtener una mejor idea de cómo proseguir con ella, añadimos el proyecto de sistematización a nuestra lista de actividades.

Junto a otras instituciones de América Latina, comenzamos a organizar la información y las actividades que teníamos en nuestro proyecto de acuerdo a los cuadros de cada fase de la metodología (tal como brevemente se han descrito más arriba). Luego se nos pidió que enviásemos esto junto con toda la información adicional que pudiésemos considerar importante, y todo esto se puso en línea. Fue entonces posible para los visitantes del sitio en internet de LEISA ver esta sección, independientemente de dónde estuvieran, y dar sus comentarios, los cuales podían ser incorporados de inmediato. Esto generó un interesante intercambio, el cual permitió que nosotros y todos los otros participantes pudiésemos clarificar ideas y ajustar todo lo que había sido dicho. También tuvimos comentarios del equipo de editores, que nos ayudó a completar la descripción y el análisis incluyendo información que no había sido originalmente considerada. Esto nos ayudó a mirar nuestro propio trabajo desde otro ángulo, todo lo cual se hizo para mejorar el proceso de sistematización, ayudándonos a alcanzar nuestro objetivo original: la producción de nuevo conocimiento.

Todo el proceso fue complementado con un taller realizado en Lima, en agosto de 2005. Aparte del encuentro con todos los otros participantes, el taller fue útil porque tuvimos la oportunidad de presentar lo que habíamos logrado con el proceso de sistematización y, al mismo tiempo, analizar las ventajas y las limitaciones de la metodología. También discutimos las ventajas de usar internet y el correo electrónico, y la necesidad de tener un manual que nos pudiese ayudar a finalizar el proceso, y también a otras instituciones deseosas de iniciar un proceso similar.

Resultados
Como se puede apreciar en los ejemplos incluidos en la sección de sistematización de la página en internet de LEISA, el proceso nos permitió presentar nuestro trabajo en forma detallada y completa. Al mostrarlo a otros, fuimos capaces de verlo con mayor claridad. Es por esto que hemos podido aprender de nuestra propia experiencia, no solamente en el sentido del aprendizaje desde nuestras actividades cotidianas, sino más bien obligándonos a adoptar un punto de vista crítico y mirarnos a nosotros mismos y lo que hacemos. Junto con esto, sentimos que seguir el proceso incrementó nuestra capacidad de analizar nuestro quehacer y también sirvió para darnos cuenta de que un proceso de sistematización puede, de hecho, ser muy útil. La aplicación correcta de una metodología de sistematización asegura que los resultados de nuestro trabajo sean cada vez más exitosos.

Uno de los aspectos más importantes del proceso ha sido la posibilidad de ser visto en todo el mundo a través de internet y de la versión impresa de la revista por las personas que leen LEISA revista de agroecología cada trimestre. La etapa final de la metodología nos posibilita compartir conocimiento, información e incluso la misma metodología de sistematización.

Pero, con relación a la metodología en sí misma, con frecuencia sentimos que la terminología usada puede llevar a confusión; por ello, puede ser necesario esclarecerla o explicarla más en detalle. Al mismo tiempo, la selección de criterios e indicadores para el análisis puede propiciar tendencias como las de priorizar las virtudes y logros del proyecto pasando sobre los errores o las dificultades encontradas. La responsabilidad reside en los responsables del proyecto o de la experiencia que está siendo analizada.

Internet ha demostrado ser una muy buena herramienta para este trabajo, al facilitar el acceso a la información a nivel mundial y la interacción simultánea con muchos usuarios. Pero su uso se limita a los directamente involucrados en el proceso. Por ello, el reto reside en cómo hacer que los lectores y los visitantes del sitio en internet se interesen más en la sistematización. Esto último se vincula a una de nuestras observaciones durante el desarrollo del proceso, donde algunas de nuestras experiencias que habían sido sistematizadas recibieron más comentarios o sugerencias que otras, lo que nos hace pensar en lo mucho que contribuye la participación externa a los resultados finales. El tener más visitantes interesados tiene que estar relacionado con el análisis más detallado de su actual contribución a un proceso como este.

El grupo de organizaciones involucradas en este proceso está formado sólo por aquellas interesadas y deseosas de seguirlo. Considerando el universo latinoamericano, con un gran número de instituciones trabajando en desarrollo rural y en proyectos que merecen ser descritos, analizados y difundidos, puede parecer que los participantes eran pocos. Por lo tanto, pensamos que sería muy útil trabajar en la difusión de esta metodología, asegurando que todos aquellos interesados en documentar su trabajo tengan la oportunidad de tomar parte en un proceso como este y de recibir los insumos y contribuciones de otros.

Recomendaciones
Es común asociar un proceso de sistematización con una etapa de evaluación final, una vez que el proyecto o programa ha concluido. Habiendo tomado parte en esta experiencia, sentimos que es recomendable incluir un proceso similar en tres diferentes etapas de un proyecto: cuando está siendo formulado (la etapa de planeamiento), durante la implementación (monitoreo en curso) y también al terminar (la revisión final). Igualmente, reconocemos que el tiempo y otros recursos necesarios para conducir este proceso de forma efectiva necesitan ser tomados en cuenta como parte del mismo proyecto. Estos recursos deben ser asignados desde el inicio para no correr el riesgo de que más tarde no estén disponibles.

Nuestra experiencia también nos ha mostrado que no es una herramienta para ser usada por todos los involucrados en un proyecto, que los ayudará a establecer vínculos más fuertes entre ellos mismos y, al mismo tiempo, contribuirá a que miren su proyecto como una totalidad. Por tanto, la sistematización no debe ser una actividad dejada para sólo algunos miembros de un equipo.

Finalmente, vale la pena reconocer que existen dos obstáculos principales para un proceso de sistematización. En primer lugar, nos encontramos abrumados por la información y la necesidad de establecer filtros para que leamos sólo lo interesante puede, eventualmente, resultar una barrera que no podremos sobrepasar. En segundo lugar, debemos reconocer que el tiempo siempre parece ser un factor limitante, especialmente para nuevas iniciativas, las cuales no son adoptadas inmediatamente por los que podrían beneficiarse de ellas. Iniciativas futuras deben seguir el ejemplo de la iniciativa aquí presentada, la cual trató de promover proyectos a través de hacer el seguimiento al proceso y, al mismo tiempo, interactuar. Al considerar que existen tantas organizaciones que comparten realidades y problemas comunes, puede ser interesante crear un foro donde se puedan encontrar, intercambiar experiencias y opiniones, y juntas enriquecerse con el análisis de sus trabajos.

Marta Madariaga y Marcos Easdale
Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA)
CC 277 (84000) Bariloche, Río Negro, Argentina
Correo electrónico: mmadariaga@bariloche.inta.gov.ar
measdale@bariloche.inta.gov.ar

_{Referencias
Chavez-Tafur, Jorge, 2001. «El qué antes del cómo: la sistematización del Proyecto Cumbaza». LEISA revista de agroecología, vol. 17, no. 3.}